Factura a ajuns în SPV. Dar este pregătită pentru contabilizare?

Digitalizarea proceselor fiscale a redus timpul necesar pentru transmiterea și prelucrarea facturilor. Totuși, faptul că o factură este disponibilă în SPV nu înseamnă automat că aceasta trebuie înregistrată și achitată.

Înainte de înregistrare, compania trebuie să poată verifica dacă documentul corespunde unei achiziții reale: există un contract sau o comandă, bunurile au fost recepționate, serviciile au fost prestate, iar suma facturată este cea agreată?

Aceste verificări rămân necesare chiar și într-un proces complet digitalizat.

Unde apar riscurile

În multe organizații, informațiile necesare verificării sunt dispersate. Factura este descărcată din SPV, contractul se află într-un alt sistem, recepția este confirmată prin e-mail, iar aprobarea se solicită separat.

Într-un volum mare de documente, acest mod de lucru poate duce la:

• distribuirea facturilor către persoane greșite; a
• probări întârziate sau greu de urmărit;
• înregistrarea unor facturi înainte de verificarea lor;
• lipsa unei evidențe clare privind persoanele care au validat documentul;
• erori de introducere și înregistrare contabilă.

Digitalizarea nu ar trebui să elimine controlul intern, ci să îl facă mai rapid, mai clar și mai ușor de urmărit.

Cum contribuie Invoice Manager la controlul facturilor?

Invoice Manager este o soluție web integrată în platforma SmartTAX, destinată gestionării fluxului facturilor, de la import și alocare până la validare, înregistrare contabilă și integrare în ERP.

Facturile pot fi importate automat din SPV și din alte surse, eliminând descărcarea și distribuirea manuală a documentelor. Ulterior, ele pot fi alocate automat pe baza unor reguli configurabile, precum furnizorul, valoarea sau departamentul responsabil.

Astfel, o factură ajunge direct la persoana care poate confirma dacă achiziția este reală și justificată. De exemplu, departamentul care a solicitat un serviciu poate valida factura înainte ca aceasta să fie transmisă spre contabilitate și plată.

Soluția permite alocarea manuală sau automată către utilizatori și fluxuri de aprobare, păstrând trasabilitatea etapelor parcurse. Fiecare utilizator poate vedea doar documentele care îi sunt atribuite, ceea ce susține confidențialitatea și delimitarea responsabilităților.

De la validare la înregistrarea contabilă

După aprobarea facturii, Invoice Manager poate genera automat note contabile la nivel de linie, poate realiza alocarea pe centre de cost și poate adăuga atribute necesare sistemului ERP.

Notele generate pot fi verificate și modificate înainte de transmitere, iar informațiile pot fi importate în ERP prin API sau conectori. Soluția permite integrarea cu sisteme precum SAP, Oracle, Microsoft și GITS ERP.

Automatizarea nu înseamnă acceptarea facturilor fără control. Înseamnă că documentele sunt direcționate mai repede către persoanele potrivite, iar operațiunile repetitive sunt preluate de sistem după efectuarea verificărilor necesare.

Automatizarea financiar-contabilă, o direcție de dezvoltare pentru GITS COM

Dezvoltarea tehnologiilor pentru automatizarea proceselor financiar-contabile este continuată de GITS COM prin proiectul „Automatizarea Contabilă/Financiară și Securitatea Ecosistemelor cu Blockchain și AI”.

Proiectul urmărește dezvoltarea și validarea unor componente pentru prelucrarea documentelor financiare, reconciliere automată, identificarea anomaliilor, interoperabilitate cu sisteme ERP și creșterea securității și trasabilității proceselor digitale.

Proiect cofinanțat din Fondul European de Dezvoltare Regională, în baza contractului nr. 525/07.11.2025, încheiat cu Agenția pentru Dezvoltare Regională Centru, în calitate de Autoritate de Management pentru Programul „Regiunea Centru”, Cod SMIS 340911.

Acest material a fost pregătit pentru GITS COM S.R.L. și blogul SmartTAX și reflectă opinia autorilor. Conținutul acestuia nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Comisiei Europene sau a Guvernului României, care nu poartă răspunderea pentru modul în care informațiile conținute în acest material ar putea fi utilizate.