Ce poate observa ANAF prin e-Factura, SAF-T și e-Transport

Digitalizarea fiscală nu înseamnă doar înlocuirea documentelor pe hârtie cu fișiere electronice. Prin e-Factura, SAF-T și e-Transport, aceeași operațiune poate lăsa mai multe urme digitale, care pot fi analizate și comparate de autoritățile fiscale. Pentru companii, provocarea nu mai este doar transmiterea declarațiilor la termen. La fel de importantă devine coerența informațiilor raportate și capacitatea de a explica realitatea economică din spatele acestora.

Aceeași operațiune, privită din mai multe perspective

Să luăm exemplul unei achiziții de bunuri. Informații despre aceasta pot apărea în mai multe sisteme:

• în e-Factura sunt disponibile datele facturii, partenerii, valorile și natura bunurilor;
• în SAF-T se reflectă înregistrarea contabilă, conturile utilizate, codurile de taxă și tratamentul fiscal;
• în e-Transport, atunci când operațiunea intră în sfera sistemului, pot fi urmărite informațiile referitoare la deplasarea bunurilor.

Separat, fiecare raportare prezintă doar o parte a tranzacției. Analizate împreună, datele pot oferi însă o imagine mai amplă asupra modului în care operațiunea a fost facturată, înregistrată și realizată efectiv.

O diferență între sisteme nu înseamnă automat existența unei nereguli. Poate deveni însă un motiv pentru verificări sau solicitări suplimentare de clarificare.

Documentele trebuie să explice și scopul economic

Factura și contractul rămân documente esențiale, dar, în anumite situații, acestea pot să nu fie suficiente pentru a explica întreaga operațiune.

Din perspectiva unei verificări fiscale, pot deveni relevante și alte întrebări:

• Ce a achiziționat concret compania?
• De ce a fost necesară achiziția?
• Cum a fost utilizată în activitatea economică?
• Ce rezultat sau beneficiu a produs?
• Tratamentul contabil și fiscal aplicat este în acord cu realitatea operațiunii?

Această analiză este importantă mai ales în cazul serviciilor dificil de măsurat sau descrise generic, precum consultanța, managementul, marketingul, serviciile IT, resursele umane ori suportul administrativ.

De exemplu, formularea „servicii de consultanță conform contractului” nu arată întotdeauna ce activități au fost realizate, cine a beneficiat de ele sau cum au fost folosite rezultatele. Într-o astfel de situație, rapoartele, prezentările, recomandările, corespondența și dovezile privind implementarea lor pot completa imaginea tranzacției.

Ce ar trebui să conțină „dosarul” unei operațiuni

Nu există un set universal de documente potrivit tuturor tranzacțiilor. Conținutul trebuie adaptat naturii serviciului sau bunului achiziționat. Totuși, o documentație internă bine organizată poate include, după caz:

• contractul și comenzile sau solicitările interne; descrierea clară a serviciilor și a responsabilităților;
• rapoarte de activitate, livrabile și prezentări;
• procese-verbale, minute și corespondență relevantă;
• dovezi privind recepția și utilizarea rezultatelor;
• explicații referitoare la necesitatea și beneficiul economic;
• metodologia de calcul sau de alocare a costurilor;
• legătura dintre documentele justificative, factura primită și înregistrarea contabilă.

Important este ca aceste dovezi să fie păstrate pe parcursul desfășurării operațiunii. Reconstituirea documentației după luni sau ani poate fi mai dificilă și poate genera explicații incomplete.

Unde pot apărea neconcordanțele

Diferențele nu provin întotdeauna dintr-un tratament fiscal greșit. Uneori, cauza poate fi una operațională: informații introduse manual, nomenclatoare neactualizate, documente primite cu întârziere sau aplicații care nu comunică între ele.

Printre situațiile care merită verificate intern se pot afla:

• facturi prezente în e-Factura, dar neînregistrate în contabilitate;
• valori, cote de TVA sau date diferite între documente și evidențele contabile;
• utilizarea unor conturi contabile care nu corespund naturii operațiunii;
• servicii recurente fără rapoarte sau livrabile;
• cheltuieli neobișnuite în raport cu activitatea companiei;
• diferențe între documentele comerciale și datele privind transportul bunurilor.

Aceste exemple nu reprezintă, prin ele însele, dovada unei încălcări a legislației. Ele sunt însă indicii că operațiunea trebuie verificată și explicată înainte ca diferențele să se repete în raportările fiscale.

Conformarea începe înainte de depunerea declarației

O abordare preventivă presupune verificarea periodică a informațiilor, nu doar pregătirea documentelor atunci când apare un control.â

Companiile pot introduce câteva verificări simple în fluxul financiar-contabil:

1. reconcilierea facturilor din e-Factura cu evidența contabilă;
2. verificarea datelor raportate prin SAF-T înainte de depunere;
3. analizarea valorilor sau tranzacțiilor neobișnuite;
4. completarea documentației pentru serviciile dificil de cuantificat;
5. stabilirea persoanelor responsabile pentru justificarea și arhivarea operațiunilor.

Tehnologia poate identifica mai repede diferențele dintre sursele de date, dar nu poate înlocui documentarea economică. Un fișier corect din punct de vedere tehnic trebuie să reflecte o operațiune reală, justificată și înregistrată corespunzător.

De la raportare la guvernanța datelor fiscale 

Pe măsură ce administrația fiscală își dezvoltă capacitatea de analiză a datelor, calitatea informațiilor transmise devine o responsabilitate comună a departamentelor financiar, contabil, fiscal și operațional.

Pentru companii, cea mai sigură abordare este ca fiecare tranzacție importantă să poată fi urmărită de la documentul inițial până la înregistrarea contabilă și raportarea fiscală. Coerența datelor, trasabilitatea și documentarea la momentul potrivit pot reduce riscul unor clarificări dificile și pot transforma conformarea fiscală într-un proces continuu, nu într-o reacție la control.

Materialul are caracter informativ general și nu reprezintă consultanță fiscală. Tratamentul unei operațiuni trebuie analizat în funcție de circumstanțele concrete și de legislația aplicabilă.