Raportarea SAF-T (D406) ANAF: Greșeli frecvente și cum le pot evita firmele

SAF-T (Declarația D406) a devenit în ultimii ani unul dintre cele mai importante instrumente prin care Fiscul colectează și analizează date contabile și fiscale. În timp ce obligația de raportare s-a extins treptat de la contribuabilii mari la cei mijlocii și, din 2025, la firmele mici, acuratețea informațiilor transmise rămâne principalul element care face diferența între o raportare corectă și una care generează notificări, clarificări sau erori tehnice.

Pe baza feedback-ului primit de la contribuabili, dar și a analizelor realizate asupra fișierelor transmise, se conturează câteva tipare comune de greșeli. Cunoașterea lor îi poate ajuta pe antreprenori și contabili să economisească timp, să reducă riscul de neconformitate și să își optimizeze procesele interne.

Confuzia dintre “tax type”, “tax code” și valorile efective ale taxei

Una dintre cele mai des întâlnite surse de erori apare în zona câmpurilor tehnice, în special la completarea tipului și codului de taxă.

În numeroase declarații SAF-T apar situații precum:

• completarea valorii taxei, dar fără asocierea unui tax code corect;
• utilizarea unui tax type nepotrivit pentru natura operațiunii;
• raportări incomplete care împiedică sistemul să identifice corespunzător rândul din decontul de TVA.

Acest lucru devine problematic mai ales în contextul precompletărilor automate realizate de sistemele fiscale: dacă un cod lipsește sau este greșit, aplicația nu poate plasa operațiunea în structura fiscală corectă, ceea ce duce inevitabil la diferențe între declarații și evidențele contabile.

Solduri inițiale care nu corespund cu finalul perioadei anterioare

O altă situație frecvent întâlnită este necorelarea soldurilor de început de lună cu cele raportate anterior.

Ca regulă de bază, soldurile finale ale unei luni trebuie să devină solduri inițiale în luna următoare, iar orice diferență indică o eroare de raportare sau o operațiune contabilă neînchisă.

Neconcordanțele afectează:

• acuratețea raportării SAF-T;
• coerența dosarelor contabile în eventuale controale;
• posibilitatea sistemului de a precompleta declarații în mod corect.

Secțiuni incomplete sau raportate parțial

Pe măsură ce SAF-T devine tot mai integrat în procesele fiscale, completarea incompletă a anumitor secțiuni (de exemplu, inventar, active, furnizori/clienți, registre auxiliare) poate crea blocaje sau diferențe între datele contabile interne și cele transmise către ANAF.

Lipsa anumitor informații poate rezulta din:

• mapări incorecte în software-ul de contabilitate,
• configurarea insuficientă a codurilor fiscale,
• lipsa unor procese interne clare privind colectarea datelor.

Chiar și absența unor operațiuni minore poate duce la erori în momentul în care sistemele ANAF încearcă să reconstruiască scenariul fiscal complet.

Corectarea tardivă a datelor și lipsa unei proceduri interne

O altă provocare majoră este întârzierea corectării datelor atunci când contribuabilul observă o neconcordanță.

În practică, multe firme se bazează pe notificările ANAF pentru a identifica problemele, însă abordarea corectă este invers: firma trebuie să aibă un flux de verificare intern, înainte ca datele să fie transmise.

O raportare incorectă, chiar dacă este ulterior remediată, poate afecta:

• precompletarea declarațiilor viitoare,
• analiza de risc fiscal,
• eventuale procese automate care se bazează pe istoricul datelor.

SAF-T și e-Factura: două sisteme care trebuie să “vorbească” între ele

Un aspect tot mai evident este interdependența dintre raportarea SAF-T și sistemul e-Factura.

Fără e-Factura, generarea corectă a codurilor de taxe și identificarea tipurilor de documente ar necesita operare manuală, ceea ce ar crește semnificativ riscul de eroare.

Automatizarea proceselor prin integrarea celor două sisteme ajută firmele:

• să reducă volumul operațiunilor manuale,
• să standardizeze datele fiscale,
• să identifice rapid eventualele erori de completare.

SAF-T devine tot mai important: firmele trebuie să fie pregătite

Pe măsură ce digitalizarea fiscală avansează, datele din SAF-T nu mai reprezintă doar o obligație formală, ci baza unor mecanisme automate de analiză și precompletare.

Cu cât calitatea datelor transmise este mai bună, cu atât:

• scade riscul de notificări,
• cresc șansele de conformare fără intervenții suplimentare,
• se îmbunătățește relația cu autoritățile fiscale.

Pentru firme, soluția optimă rămâne investiția în procese interne clare, instrumente software moderne și o înțelegere solidă a structurii tehnice a fișierului SAF-T. Tot mai multe firme aleg să folosească instrumente automate de validare, precum soluțiile SmartTAX dedicate SAF-T, care verifică structura fișierului, tax code-urile, soldurile și secțiunile incomplete înainte de depunere.