Refuzul unei facturi în SPV: Ce faci când primești o factură greșită prin e-Factura?

În practică sunt întâlnite situații când o factură emisă de un furnizor nu îndeplinește condițiile contractuale și legale.
O primă întrebare la care trebuie să găsim un răspuns este dacă trebuie sau nu să înregistrăm respectiva factură în contabilitate?

Mai jos vă vom prezenta câteva prevederi din actele normative aplicabile:

---

 

1. Legea contabilității nr. 82/1991
   Art. 6 alin. (1)
   „Orice operațiune economică sau financiară se consemnează în momentul efectuării acesteia într-un document justificativ, care stă la baza înregistrării în contabilitate.”
2. OMFP nr. 1802/2014 (pentru societăți care aplică reglementările contabile românești)
   Punctul 57 (2)
   „Evenimentele și operațiunile economico-financiare trebuie evidențiate în contabilitate așa cum acestea se produc, în baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economico-financiare trebuie să reflecte întocmai modul cum acestea se produc, respectiv să fie în concordanță cu realitatea.”

Per a contrariu, nu trebuie înregistrate documentele (inclusiv facturile) care nu reflectă întocmai operațiunile economico-financiare, respectiv nu sunt în concordanță cu realitatea.

---

 

3. Codul fiscal – relevanță indirectă (pentru deductibilitate)
   Art. 25 alin. (1)
   „Sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.”

Dacă factura reflectă o cheltuială care nu este aferentă activității economice, atunci poate să nu fie înregistrată (sau va fi înregistrată ca nedeductibilă, în funcție de context).

---

 

Alternativă: înregistrae + refuz la plată

Există și varianta de a înregistra factura în contabilitate, dar să refuzi plata (total sau parțial), motivând în scris refuzul și invocând nerespectarea clauzelor contractuale și/sau, după caz, neconcordanța cu realitatea.
În acest caz, comunicarea refuzului în scris și invocarea clauzelor relevante din contract sunt esențiale pentru a justifica neplata până la soluționarea litigiului.

În același timp, trebuie inițiate demersuri pentru ca furnizorul să emită o factură de corecție.

---

 

Procedura privinde primirea și refuzarea facturilor în SPV

Factura este transmisă în SPV
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistem.
Factura nu poate fi returnată în RO e-Factura.

Mesajul de refuz în SPV
Dacă beneficiarul consideră factura incorectă, incompletă sau în neconcordanță cu serviciile prestate, poate transmite un mesaj de refuz în SPV, conform art. 4 alin. (9) din OUG 120/2021.

Corecția facturii electronice
Se face conform art. 330 din Codul Fiscal: prin stornare și emiterea unei facturi corectate, transmisă tot prin RO e-Factura.

Concluzie:

Refuzul unei facturi în SPV este posibil, dar trebuie:

• justificat documentar;
• comunicat clar furnizorului;
• corectat printr-o factură storno.

 

---

 

Vrei să gestionezi mai ușor facturile electronice și să eviți erorile și sancținile?

Activează e-Factura SmartTAX – o soluție intuitivă, integrată și actualizată permanent cu legislația în vigoare.

• Transmiți, primești și verifici automat facturile.
• Ai control complet și trasabilitate.
• Eviti greșelile și răspunzi rapid la neconcordanțe.

Încearcă acum: www.smarttax.ro/efactura