Factură transmisă de două ori în RO e-Factura: cum procedezi și ce greșeli să eviți

Ai observat două facturi pentru aceeași vânzare în RO e-Factura? Înainte să emiți un storno, verifică dacă ai retransmis același document sau ai emis, din greșeală, două facturi distincte. Soluția depinde de tipul erorii.

1. Identifică exact ce s-a dublat

Compară XML-urile transmise, răspunsurile sistemului și documentele din programul de facturare. Verifică:

• numărul complet al facturii, inclusiv seria, și data emiterii;
• codurile fiscale ale furnizorului și beneficiarului;
• produsele sau serviciile, cantitățile, valorile și TVA-ul;
• indexurile de încărcare și statusul fiecărei transmiteri.

Aceeași valoare și același client nu înseamnă automat o factură identică. De exemplu, „ABC123” și „123” reprezintă o diferență care trebuie clarificată.

2. Dacă aceeași factură a fost transmisă de două ori, identic

Pentru această situație, ANAF a precizat în răspunsurile oferite contribuabililor că se transmite un mesaj privind dublarea, iar factura se înregistrează o singură dată.

Practic:

• Informează partenerul și identifică precis factura și transmiterile implicate.
• Dacă ești beneficiarul, comunică emitentului dublarea, inclusiv prin mesaj în RO e-Factura.
• Verifică să nu existe o înregistrare contabilă sau o plată dublă.
• Păstrează XML-urile, indexurile și corespondența care explică situația.

Nu emite automat un storno pentru simpla retransmitere a unui document identic: ai putea diminua o operațiune înregistrată corect o singură dată.

3. Dacă ai emis două facturi distincte pentru aceeași operațiune

Dacă verificarea confirmă că există o factură suplimentară emisă eronat, aceasta trebuie corectată conform art. 330 din Codul fiscal. Pentru anularea integrală a documentului suplimentar, se poate emite o factură storno care îl identifică explicit. Factura corectă, care documentează operațiunea reală, se păstrează.

Pentru stornarea cu codul 380, ghidul ANAF prevede:

• valori negative pentru sumele stornate;
• prețul net unitar — BT-146 — rămâne pozitiv;
• referințe la numărul și data facturii inițiale — BT-25 și BT-26.

Codul 380 este una dintre variantele de corecție descrise de ANAF; alegerea documentului trebuie să corespundă erorii concrete.

Dacă diferența provine doar din preluarea greșită a seriei la migrarea ERP, clarifică împreună cu responsabilul contabil ce document a fost efectiv emis înainte de a aplica stornarea.

4. Transmite corecția și verifică răspunsul

Factura corectată se transmite tot prin RO e-Factura. În 2026, termenul general este de 5 zile lucrătoare de la emitere, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emiterea facturii. După încărcare, verifică răspunsul sistemului.

Ce să nu faci

• Nu retransmite o variantă modificată ca să „suprascrii” factura inițială. Corectarea presupune documente și referințe corespunzătoare.
• Nu considera mesajul de obiecție o anulare. Acesta comunică problema, fără să înlocuiască documentul de corecție necesar.
• Nu presupune că o sesizare către ANAF rezolvă fiscal orice duplicat. Solicitarea de asistență ajută la clarificare, dar nu substituie corectarea unei facturi emise greșit.
• Nu șterge urmele erorii din evidența internă. Păstrează legătura dintre documentul inițial, explicație și corecție.

La schimbarea programului de facturare, verifică istoricul transmiterilor înainte de activarea trimiterii automate. Facturile deja comunicate trebuie identificate în noul sistem, pentru a preveni retrimiterea lor.